Лучшее программное обеспечение (ПО) может быть трансформирующим – не только облегчая рабочую нагрузку и ускоряя рабочий процесс, но и выявляя закономерности в финансовых и операционных данных, которые имеют большое значение для клиентов аудита. Но их реализация может быть сложной задачей. Уделяя пристальное внимание нескольким критическим факторам успеха, которые мы опишем ниже, Компании могут помочь обеспечить максимальную отдачу от инвестиций при внедрении их ПО для бухгалтерского учета.
Никто не может поразить цель, которую не видит. Любая установка нового ПО – будь то полная замена или обновление – должна начинаться с определения успеха. Определите цели для проекта внедрения.
Компания хочет:
У каждой организации будут свои уникальные цели: убедитесь, что все понимают, что они собой представляют.
Внедрение нового ПО для бухгалтерского учета и потенциально новых способов работы с ним – это серьезная задача по управлению изменениями. Как и в случае с любым изменением, будет некоторое сопротивление. Вот почему поддержка руководства была признана наиболее важным фактором, побуждающим сотрудников поддерживать изменения. Управляющие партнеры, партнеры и старшие менеджеры должны быть на 100% сторонниками нового программного обеспечения. Им нужно не только объяснять, что происходит, но и почему – и, возможно, самое важное – как новое программное обеспечение принесет пользу персоналу.
Правильное обучение также жизненно важно для успеха любого внедрения бухгалтерского ПО. Обеспечение понимания сотрудниками того, как использовать новые инструменты – будь то библиотеки рисков, средств контроля или совместная работа в режиме реального времени – является ключом к получению их поддержки в усилиях по внесению изменений и раскрытию ценности ПО. Обязательно подчеркните возможности программного обеспечения, помимо необходимых функций. Сосредоточьтесь на инструментах, которые сделают их повседневную жизнь проще – аналитике, способности автоматизировать процессы, сделать рабочие процессы более эффективными и т. д.
Подготовьте почву для обучения, объяснив причины изменений и их преимущества для персонала, клиентов и самой фирмы. Коллективный вздох облегчения может быть слышен от аудиторов, которые теперь освобождены от рутинных задач и могут сосредоточиться на работе, которая более стимулирует ум. Составьте и разверните подробный план обучения, который будет актуальным, практичным и значимым для участников и даст им все необходимое для более эффективного выполнения своей работы. А после завершения формального обучения продолжите регулярным потоком дополнительных курсов, таких как «советы и рекомендации» по бухгалтерскому ПО и образовательные видеоролики, чтобы закрепить полученные знания и использовать эти основы.
Трансформационные возможности современного бухгалтерского программного обеспечения могут побудить компании взяться за чрезвычайно амбициозную программу внедрения. Но попытки изменить слишком много сразу могут привести к обратным результатам и потенциально подорвать успех проекта. Вместо этого разработайте и придерживайтесь реалистичного плана развертывания, который отражает цели компании по внедрению, а также ее потенциал, возможности, готовность к изменениям и общую устойчивость к рискам. Используйте поэтапный или закрытый подход к внедрению, чтобы позволить персоналу и фирме адаптироваться к изменениям в последовательности, прежде чем переходить к более продвинутым функциям.
Новое программное обеспечение для бухгалтерского учета сегодня может изменить методы работы бухгалтерских фирм, помогая сотрудникам более эффективно сотрудничать, приносить больше пользы клиентам и добиваться прибыльного роста. Сосредоточение внимания на критических факторах успеха при внедрении может помочь вам гарантировать, что ваша компания получит все выгоды от своих инвестиций в программное обеспечение.
Думаете о внедрение бухгалтерского программного обеспечения?
