Найкраще програмне забезпечення (ПЗ) може бути трансформуючим – не тільки полегшуючи робоче навантаження і прискорюючи робочий процес, але і виявляючи закономірності в фінансових і операційних даних, які мають велике значення для клієнтів аудиту. Але їх реалізація може бути складним завданням. Приділяючи пильну увагу декільком критичним чинникам успіху, які ми опишемо нижче, Компанії можуть допомогти забезпечити максимальну віддачу від інвестицій при впровадженні їх ПЗ для бухгалтерського обліку.
Ніхто не може досягти цілі, яку не бачить. Будь-яка установка нового ПЗ – будь то повна заміна або оновлення – повинна починатися з визначення успіху. Визначте цілі для проекту впровадження.
Компанія хоче:
У кожної організації будуть свої унікальні цілі: переконайтеся, що всі розуміють, що вони собою представляють.
Впровадження нового ПЗ для бухгалтерського обліку і потенційно нових способів роботи з ним – це серйозне завдання по управлінню змінами. Як і у випадку з будь-якою зміною, буде деякий опір. Ось чому підтримка керівництва була визнана найбільш важливим фактором, що спонукає співробітників підтримувати зміни. Керуючі партнери, партнери та старші менеджери повинні бути на 100% прихильниками нового програмного забезпечення. Їм потрібно не тільки пояснювати, що відбувається, але і чому – і, можливо, найважливіше – як нове програмне забезпечення буде дуже корисним персоналу.
Правильне навчання також життєво важливо для успіху будь-якого впровадження бухгалтерського ПЗ. Забезпечення розуміння співробітниками того, як використовувати нові інструменти – будь то бібліотеки ризиків, засобів контролю або спільна робота в режимі реального часу – є ключем до отримання їх підтримки в зусиллях щодо внесення змін і розкриття цінності ПЗ. Обов’язково підкресліть можливості програмного забезпечення, крім необхідних функцій. Зосередьтеся на інструментах, які зроблять їх повсякденне життя простіше – аналітиці, здатності автоматизувати процеси, зробити робочі процеси більш ефективними і т. д.
Підготуйте грунт для навчання, пояснивши причини змін і їх переваги для персоналу, клієнтів і самої фірми. Колективне полегшення може бути від аудиторів, які тепер звільнені від рутинних завдань і можуть зосередитися на роботі, яка більш стимулює розум. Складіть і розгорніть детальний план навчання, який буде актуальним, практичним і значущим для учасників і дасть їм все необхідне для більш ефективного виконання своєї роботи. А після завершення формального навчання продовжите регулярним потоком додаткових курсів, таких як «поради і рекомендації» з бухгалтерського ПЗ та освітні відеоролики, щоб закріпити отримані знання та використовувати ці основи.
Трансформаційні можливості сучасного бухгалтерського ПЗ можуть спонукати компанії взятися за надзвичайно амбітну програму впровадження. Але спроби змінити занадто багато відразу можуть привести до зворотних результатів і потенційно підірвати успіх проекту. Замість цього розробіть і дотримуйтеся реалістичного плану, який відображає цілі компанії по впровадженню, а також її потенціал, можливості, готовність до змін і загальну стійкість до ризиків. Використовуйте поетапний або закритий підхід до впровадження, щоб дозволити персоналу і фірмі адаптуватися до змін в послідовності, перш ніж переходити до більш просунутих функцій.
Нове програмне забезпечення для бухгалтерського обліку сьогодні може змінити методи роботи бухгалтерських фірм, допомагаючи співробітникам більш ефективно співпрацювати, приносити більше користі клієнтам і домагатися прибуткового зростання. Зосередження уваги на критичних факторах успіху при впровадженні може допомогти вам гарантувати, що ваша компанія отримає всі вигоди від своїх інвестицій в програмне забезпечення.
Думаєте про впровадження бухгалтерського програмного забезпечення?
